Nadzór nad audytorem zewnętrznym

Krzysztof Sieczkowski Dyrektor, PwC Polska

Dlaczego relacje komitetu audytu z audytorem zewnętrznym są tak ważne?

Komitet audytu stoi m.in. na straży rzetelności sprawozdań finansowych firmy. Żeby sprostać wysokim oczekiwaniom inwestorów, regulatorów i innych użytkowników sprawozdań finansowych oraz zainteresowanych grup, komitet audytu musi współpracować zarówno z  kierownictwem firmy, jak i audytorem zewnętrznym. Dzięki temu bliższy staje się ich wspólny cel – wspieranie interesu publicznego poprzez sporządzanie oraz publikowanie rzetelnych i wiarygodnych sprawozdań finansowych, obiektywnie prezentujących sytuację finansową oraz wyniki firmy. Niniejszy artykuł w sposób syntetyczny prezentuje najważniejsze obszary, które wpływają na jakość relacji i współpracy między komitetem audytu a audytorem zewnętrznym.

Komunikacja z audytorem zewnętrznym

Zgodnie ze standardami badań sprawozdań finansowych audytor zewnętrzny musi przekazywać pewne informacje komitetowi audytu. Co zrobić, żeby komunikacja między nimi była efektywna? Niektóre komitety wypracowały działania, które mogą w tym pomóc:

  • Jeśli informacje są przekazywane w formie pisemnej odpowiednio wcześnie, można je zweryfikować przed spotkaniem.
  • Na spotkaniu warto skupić się na obszarach wymagających szczególnej uwagi i osądu zamiast odczytywać wcześniej przygotowane materiały.
  • Żeby zrozumieć ważne zagadnienia z obszaru audytu, dobrze jest skupić się w rozmowie na konkretnych przykładach, okolicznościach i faktach, które leżą u ich podstaw.
  • Szczegółowa agenda spotkania z jednej strony je porządkuje i zapobiega pojawianiu się niespodziewanych kwestii, ale z drugiej strony może ograniczać otwartą wymianę poglądów. Dlatego ważne jest też zadawanie otwartych pytań i proszenie o osobiste opinie audytora zewnętrznego na różne tematy.
 
Indywidualne sesje

Nie sposób przecenić wagi indywidualnych spotkań komitetu audytu z audytorem bez udziału zarządu. Czasem rozmowa o kulturze firmy, zagadnieniach związanych ze sprawozdaniami finansowymi czy operacjach może okazać się dużo bardziej otwarta, gdy kierownictwo w niej nie uczestniczy. Regularne przeprowadzanie indywidualnych sesji pozwoli uniknąć poczucia niezręczności, gdy rzeczywiście zajdzie potrzeba omówienia jakiejś kwestii (np. dotyczącej zarządu) między komitetem audytu a audytorem na osobności. Ważne jest też, aby przeznaczyć odpowiednio dużo czasu i energii na te spotkania, żeby nie stracić szansy na produktywną wymianę poglądów z powodu odgórnie ustalonych ram czasowych. Każdorazowo dynamika oraz „głębokość” spotkań zależy w głównej mierze od komitetu audytu oraz celności i trafności pytań zadawanych przez komitet audytu w trakcie spotkań.

 

Współpraca przewodniczącego komitetu audytu z głównym partnerem audytowym

Tym, co nadaje charakter komunikacji komitetu, zespołu zaangażowanego w audyt ze strony firmy i samej firmy jako całości z audytorem zewnętrznym, jest bezpośrednia współpraca przewodniczącego komitetu audytu z głównym partnerem audytowym. Spotkania w cztery oczy powinny odbywać się regularnie, np. co kwartał, co pół roku lub co rok. Nie musi im towarzyszyć formalna agenda. Rozpoczęcie od omówienia bieżącego statusu badania skieruje rozmowę we właściwą stronę. Szczerość i otwartość przyczynią się do wzrostu zaufania i pozwolą zrozumieć zarówno perspektywę, jak i ewentualne obawy drugiej strony.

Innym ważnym aspektem relacji komitet audytu–audytor zewnętrzny jest zaangażowanie w wybór i ocenę osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie audytu po stronie firmy. Przewodniczący komitetu audytu powinien ocenić, czy będzie w stanie efektywnie się komunikować z danym kandydatem. Skuteczność działania tego ostatniego może wpływać również na ocenę pracy audytora zewnętrznego.

Do rozważenia

  • Czy rozmowy prowadzone na zebraniach komitetu audytu są wystarczające i rzetelne?
  • Czy odbywają się indywidualne sesje komitetu audytu z audytorem zewnętrznym?
  • Czy komitet audytu zadaje otwarte pytania audytorowi, żeby zrozumieć jego perspektywę?
  • Czy przeprowadzane są wnikliwe rozmowy i podejmowane starania, żeby zrozumieć punkt widzenia audytora, zwłaszcza w sytuacji, gdy pojawiają się wątpliwości dotyczące księgowania, wewnętrznej kontroli lub ujawnień?
  • Jak często przewodniczący komitetu audytu spotyka się osobiście z partnerem audytowym?
  • W jakim stopniu komitet audytu jest zaangażowany w wybór oraz ocenę audytora i partnera audytowego?
NNAZ-1

Niezależność audytora i audyt w wielu oddziałach

Monitorowanie niezależności

Niezależność stanowi podstawę relacji audytora z firmą i obie strony ponoszą za nią odpowiedzialność. Zasady dotyczące niezależności audytora sprowadzają się do konieczności określenia, czy audytor jest w stanie wykazać się obiektywnym i bezstronnym osądem, przeprowadzając audyt lub świadcząc inne usługi nie audytowe na rzecz firmy.

Komitet audytu musi monitorować niezależność firmy audytorskiej i zwracać uwagę na wszelkie relacje audytora z firmą, a w szczególności z zarządem. Warto też pamiętać, że zewnętrzny audytor odpowiada przed komitetem audytu, który zatwierdza wszystkie usługi oraz wysokość wynagrodzenia za usługi dostarczane przez zewnętrznego audytora.

View more

Zatwierdzanie usług audytora

W firmach będących tzw. jednostkami zainteresowania publicznego (m.in. firmy, których wyemitowane instrumenty są notowane na rynku regulowanym, banki etc.) zarówno usługi audytorskie, jak i usługi nieaudytorskie, muszą być zatwierdzone przez komitet audytu. Firma powinna mieć procedury, które nakładają na pracowników obowiązek uzyskania zgody komitetu audytu na wszelkie usługi zewnętrznych firm audytowych. Ważne jest również, aby istniały regulacje zapobiegające korzystaniu z usług zakazanych, które nie mogą być świadczone przez audytora zewnętrznego. Komitet audytu powinien ponadto rozumieć obowiązujące w firmie procesy zakupowe, protokoły zatwierdzeń i ocenić ich skuteczność. Ich zastosowanie może być szczególnie trudne dla pracowników zagranicznych oddziałów i dlatego wymaga szczególnej uwagi.

Większość firm audytowych stosuje procedury, które wymagają zatwierdzenia zlecenia przed rozpoczęciem prac. Firmy nie powinny jednak traktować tego jako usprawiedliwienia braku własnego systemu kontroli.

Ważne punkty w obszarze zatwierdzeń:

  • Wszystkie strony (komitet audytu, audytor zewnętrzny i zarząd) powinny być świadome ograniczeń związanych z usługami i limitami kosztowymi dotyczącymi usług nieaudytowych dostarczanych przez audytora zewnętrznego, prosząc o zgody na usługi nieaudytowe.
  • Komitet audytu powinien się upewnić, że protokół zatwierdzenia jest jasny zarówno dla przedstawicieli firmy, jak i audytora. Zdarzają się prośby kierownictwa o zgodę na dodatkowe opłaty przed rozpoczęciem prac w sytuacji, gdy limity zatwierdzeń zostały przekroczone.
  • Firmy przeprowadzające międzynarodowe transakcje mogą mieć trudności z kontrolowaniem kosztów, zwłaszcza przy uwzględnieniu przeliczeń walutowych.
  • Procedury kontrolne dla zatwierdzeń zwykle stanowią źródło informacji dotyczącej kosztów, które powinny zostać ujawnione w rocznym sprawozdaniu finansowym.

View more

Audyt w wielu oddziałach

W organizacjach, które prowadzą działalność w wielu miejscach, także za granicą, główne zespoły audytowe często korzystają z pracy innych audytorów, nie zawsze zatrudnionych w firmach z tej samej sieci. Główny zespół audytowy przekazuje pozostałym wytyczne dotyczące oczekiwanego poziomu świadczonych usług. Wytyczne mogą obejmować pełny zakres badania – opinię dotyczącą sprawozdania finansowego lokalnej jednostki na określonym poziomie. W innych przypadkach badanie może obejmować jedynie wybrane salda. Po zakończeniu prac dodatkowy audytor zwykle sporządza sprawozdanie i korespondencję do głównego zespołu, w których przedstawia wyniki swojej pracy. Odbywa się to przed wydaniem końcowej opinii.

Komitet audytu powinien znać harmonogram prac i stopień zaangażowania innych audytorów. Istotne powinny być również kompetencje i kwalifikacje poszczególnych partnerów zatwierdzających najważniejsze operacje oraz wyniki ich działań.

View more

Badanie ustawowe

Zagraniczne oddziały firmy mogą być również zobowiązane przez lokalne prawo do sporządzania sprawozdania finansowego i składania dokumentów z badania ustawowego w terminie uniemożliwiającym zespołowi odpowiedzialnemu za audyt skonsolidowany skorzystanie z ich pracy. Badanie ustawowe może zakończyć się długo po sfinalizowaniu badania skonsolidowanego i opublikowaniu sprawozdania finansowego. W takim wypadku wyniki lokalnych prac, które nie zostały ukończone przed wydaniem opinii przez audytora zewnętrznego, nie mogą stanowić bezpośrednich dowodów audytowych w badaniu skonsolidowanym za dany okres.

View more

Do rozważenia

  • Czy mechanizmy kontrolne firmy pozwalają na wstępne zatwierdzanie usług? Czy umożliwiają wykrycie wszystkich kosztów związanych z usługami, zarówno audytowymi, jak i nieaudytowymi?
  • Czy procedury są wystarczające, żeby ocenić, czy poszczególne usługi są dozwolone?
  • Jaką rolę mogą pełnić inne oddziały w pracach nad skonsolidowanym audytem? Jakimi kompetencjami dysponują?

Audyt zewnętrzny a audyt wewnętrzny

Chcąc skorzystać z rezultatów audytu wewnętrznego, audytor zewnętrzny musi ocenić kompetencje i obiektywność osób za niego odpowiedzialnych oraz sprawdzić ich pracę. To wymaga czasu i zaangażowania. Ponadto audyt wewnętrzny jest w coraz mniejszym stopniu zaangażowany w badanie sprawozdań finansowych i ich kontrolę. Audytorzy wewnętrzni mogą potrzebować szkolenia w zakresie podejścia i wymagań dotyczących dokumentacji, żeby móc wziąć udział w badaniu przeprowadzanym przez audytora zewnętrznego.

Komitety audytu powinny oceniać, w jaki sposób można najefektywniej wykorzystać to, co oferują oba rodzaje badania (okresowe badanie przez audytora zewnętrznego oraz bieżąca praca wykonywana przez audyt wewnętrzny), i regularnie zadawać właściwe pytania dotyczące koordynacji ich współpracy.

Ocena audytora zewnętrznego

Dogłębna ocena działań audytora zewnętrznego jest niezwykle ważna. Komitet audytu powinien przede wszystkim stwierdzić, czy działania audytora i to, w jaki sposób audytor je komunikuje, odpowiadają oczekiwaniom. Ocenie powinny podlegać również aspekty niezależności, obiektywności i profesjonalnego sceptycyzmu. Warto też uwzględnić perspektywę kierownictwa i audytorów wewnętrznych.

Do rozważenia

  • Czy podział godzin przeznaczonych na audyt między audytorem zewnętrznym i wewnętrznym jest zrozumiały? Czy daje obu stronom możliwość wniesienia maksymalnego wkładu?
  • Jak zmieniające się regulacje wpływają na firmę i relację komitetu z audytorem zewnętrznym?
  • Czy sprawozdania komitetu audytu i audytora zewnętrznego są pełne i nie wymagają uzupełnienia?
  • Czy komitet monitoruje na bieżąco i stosuje polityki dotyczące wyboru audytora zewnętrznego a także zatwierdzania usług nie audytowych (w tym limitów kosztowych z tego tytułu usług)?
  • Czy komitet audytu regularnie (co najmniej raz do roku) ocenia działania audytora zewnętrznego z uwzględnieniem perspektywy kierownictwa i audytu wewnętrznego?

Skontaktuj się z nami

Krzysztof Szułdrzyński

Partner Zarządzający w dziale audytu i usług doradczych, PwC Polska

Tel.: +48 22 746 4103

Agnieszka Janković-Żelazna

Menedżer Programu Forum Rad Nadzorczych, PwC Polska

Tel.: +48 519 504 385

Obserwuj nas